Sastanak sa entitetskim ministrima za prostorno uređenje, pomoćnicima ministra zaduženim za izdavanje odobrenja za rehabilitaciju i urbanističko-građevinskim inspektorima održan je 23.01.2003. godine u prostorijama Predsjedništva Bosne i Hercegovine.

Pored članova Komisije, sastanku su prisustvovali Ramiz Mehmedagić, federalni ministar prostornog uređenja i okoliša, Vesna Karačić, pomoćnik federalnog ministra prostornog uređenja i okoliša, Dragica Filipović Ćurak, glavni federalni urbanističko-građevinski inspektor, Milenko Stanković, zamjenik ministra za prostorno uređenje, građevinarstvo i ekologiju Republike Srpske; Biljana Marković, pomoćnik ministra za prostorno uređenje, građevinarstvo i ekologiju Republike Srpske; Dragan Mijović, glavni republički urbanističko-građevinski inspektor u Republici Srpskoj, Olivera Dragutinović, saradnik iz Vlade Brčko Distrikta i Vadim Kuznetsov, Zamjenik visokog predstavnika iz OHR-a.

Predsjedavajući i članovi Komisije upoznali su prisutne sa ovlaštenjima i radom Komisije, posebno ukazujući na javnost rada i akata Komisije. Svrha ovog sastanka je unapređenje zakonom propisane saradnje između Komisije i entitetskih ministarstava i poboljšanje implementacije odluka Komisije. Na sastanku je diskutovano o načinu saradnje, pa su u tom smislu iznesene brojne sugestije i prijedlozi.

Amra Hadžimuhamedović je naglasila da će Komisija informirati entitetska ministarstva o ugroženim nacionalnim spomenicima sa Privremene liste koja je obavezujuća, o sadržaju i mjerama zaštite svih odluka o proglašenju dobara nacionalnim spomenicima, kao i o primljenim peticijama. S druge strane, ministarstva bi trebala da informišu Komisiju o donošenju rješenja za rehabilitaciju (pozitivnom ili negativnom) radi praćenja implementacije odluka Komisije, nalazima i rješenjima urbanističko-građevinskih inspektora i njihovoj implementaciji. Komisija će tražiti podršku OHR-a za provedbu odluka Komisije i rješenja entitetskih ministarstava. Istakla je tri negativna primjera u kojima je Komisija tražila saradnju nadležnih entitetskih vlasti, a to su uništenje ostataka Turhan Emin-begove džamije u Ustikolini, oštećenje Starog grada u Stocu izgradnjom križa od kamena iz zidina i izgradnja košarkaškog igrališta na prostoru Resulbegovića kuće u Trebinju, gdje opštinski tužilac ne priznaje Aneks 8, nadležnosti Komisije i obavezu implementacije njenih odluka.

Ljiljana Ševo je istakla neophodnost brze i efikasne saradnje Komisije i entitetskih ministarstava u slučajevima kada se radi o ugroženim spomenicima.

Tina Wik je istakla važnost poštovanja zakonske procedure u obnovi spomenika, izdavanje građevinskih dozvola i potrebu angažovanja ekspertnih timova pri procjeni projekata rehabilitacije spomenika da bi se izbjegla nestručna rekonstrukcija. Spomenula je potrebu definisanja najvažnijih spomenika koje treba rekonstruisati.

Ramiz Mehmedagić, federalni ministar prostornog uređenja i okoliša je istakao važnost izrade zakona o zaštiti spomenika, a naročito pitanje definisanja vlasnika zaštićenih dobara koji se moraju staviti u poziciju subjekta odgovornog za sprovođenje odluka. Pored toga, u procesu provođenja odluke, vrlo je značajna uloga inspekcijske službe koja mora pratiti izvršenje odluke na terenu i hitno intervenisati u slučajevima bespravne izgradnje, obustavom gradnje i pokretanjem krivičnog postupka. U ovim situacijama potrebna je aktivnija uloga OHR-a jer treba upozoriti odgovorna lica na posljedice opstrukcije odluka Komisije i izvršnih organa i pokrenuti krivičnu odgovornost.

Milenko Stanković, zamjenik ministra za prostorno uređenje, građevinarstvo i ekologiju Republike Srpske je predložio je da se sa Privremene liste nacionalnih spomenika BiH odrede prioritetni spomenici koji bi se zaštitili. Informisao je članove Komisije da je od 01.09.2002. godine u Republici Srpskoj na snazi novi Zakon o prostornom uređenju koji uključuje rigorozne mjere za zaustavljanje bespravne gradnje. Istakao je problem nacionalnih spomenika sa Privremene liste koji su bespravno izgrađeni (objekti znatno većih dimenzija, ili od drugih materijala), odnosno nisu u skladu sa Aneksom 8. i Zakonom o prostornom uređenju. Naveo je primjer 10 bespravno izgrađenih spomenika koje je izgradila Islamska vjerska zajednica u Bosanskoj Gradišci i Kobašima. Postoji takođe i problem dokumentacije, jer je veći dio u Republičkom zavodu za zaštitu kulturno-istorijskog i prirodnog naslijeđa Republike Srpske. Predložio je da se uspostavi saradnja između Komisije i Ministarstva da bi se ubrzao proces razmjene dokumentacije. Naglasio je potrebu angažovanja ekspertnih timova u procesu revizije projektne dokumentacije. Preuzeo je obavezu da ministarstvo dostavi Komisiji spisak spomenika rekonstruisanih mimo odobrene projektne dokumentacije.

Konstatovano je da je potrebno informisati općinske službe o odlukama, rješenjima i stavovima Komisije i entitetskih ministarstava .